Erkki-Juhani Lämsä: Sihteerin toimintakertomus vuodesta 2017

Tämän kolumnin tarkoituksena on kertoa lyhyesti insinöörimäisen numerotarkasti mitä kaikkea jännittävää tapahtui yhdistyksen hallituksen kokoontumisajoissa menneen vuoden aikana.

Vuonna 2017 alumniyhdistyksellä oli 15 kokousta, joista 13 oli hallituksen kokouksia ja 2 yhdistyskokousta: vuosikokous ja vaalikokous. Hallituksen kokouksista kahdessa ei ollut mitään päätösasioita, joten kokouspöytäkirja luotiin vain 11 kokouksesta. Niissä kokouksissa, joista kokouspöytäkirja luotiin, päätösasioiden puiminen kesti pisimmillään 27 minuuttia, ja lyhimmillään 5 minuuttia, keskiarvon ollessa 10 minuuttia ja mediaanin 9 minuuttia. Pari ensimmäistä kokousta meni vielä opetellessa niiden ollessa pisimmät kokoukset, mutta sen jälkeen rutinoiduttiin ja päästiin kokousasioista eroon muutamassa minuutissa. Yhteensä päätösasioita puitiin vuoden aikana hallituksen kokouksissa tunti 58 minuuttia ja yhdistyskokouksissa tunti 15 minuuttia.

Hallitus jatkoi aikaisempien vuosien perinteitä ja hallituksen kokoukset pidettiin aina eri hallituksen jäsenen kotona. Koska hallituksessa oli vain 7 jäsentä ja kokouksia oli 15, joissakin paikoissa käytiin useampaan kertaan. Useimmin oltiin hallituksen jäsenistä Tuomaksen kartanossa, yhteensä 3 kertaa, mikä on sinäänsä jännä, koska Tuomas oli myös lähes eniten poissa kokouksista, hänelle kertyi 4 poissaoloa, kun taas eniten poissa kokouksista oli Henry 5 poissaolollaan. Useampaan kertaan käytiin myös E-J:n kaupunkiasunnolla ja Kyltsin linnassa, molemmissa kaksi kertaa. Jokaisen hallituksen jäsenen kotona käytiin kuitenkin vähintään kerran. Vähiten osallistujia oli kokouksessa, joka oli myös erikoisimmassa paikassa, kun kesäkuun lopussa kokous pidettiin Tapiola Gardenin terassilla. Tähän kokoukseen saapui vain 4 osallistujaa. Kokous olisi ollut päätösvaltainen, mutta koska listalla ei ollut päätösasioita, kokouspöytäkirjaa ei luotu.

Kaikissa kokouksissa paikalla olivat Heikki, E-J ja Kyltsi ja yleisesti ottaen hallitus pääsi hyvin kokouksiin, koska paikallaolo-keskiarvo oli 6,2 ja mediaani kuitenkin 7. Jokaiselle jäsenelle kertyi keskimäärin 13,3 kokousta ja mediaanina 14 kokousta. Muutamissa kokouksissa nähtiin myös vierailevia tähtiä, alkuvuodesta paikalla oli edellisen hallituksen jäseniä 2 kappaletta ja viimeisessä kokouksessa seuraavan hallituksen jäseniä 3 kappaletta.

Joka kokouksessa sihteerinä toimi allekirjoittanut, mutta yhteen kokoukseen puheenjohtaja Mulppi ei päässyt, joten Laura joutui varapuheenjohtajan ominaisuudessaan toimimaan kokouspuheenjohtajana. Pöytäkirjantarkastusvastuu osui tasaisesti koko hallitukseen sihteeriä ja puheenjohtajaa lukuunottamatta, mutta Kyltsi sai eniten tarkastusnakkeja, yhteensä 6 kertaa ja Tuomas vähiten, yhteensä 4 kertaa.

Vuoden aikana hyväksyttiin laskuja 10 kokouksessa, yhteensä 34 kappaletta, keskiarvon jäädessä harjoitustehtäväksi, mediaani oli 3. Jos laskuja hyväksyttiin, hyväksyttiin niitä vähintään 2 ja viimeisessä kokouksessa hyväksyttiin ylivoimaisesti eniten eli yhteensä 7 laskua. Keskimääräinen lasku oli 120 euroa, mutta pienimmillään hyväksyttiin muutaman euron laskuja.

Vuoden aikana hallituksen kokouksissa erotettiin 15 jäsentä maksamattomien jäsenmaksujen takia, joista 1 otettiin takaisin, kun hän maksoi jäsenmaksunsa, ja 2 muuta heidän lähetettyään uuden jäsenhakemuksen. Uusia jäseniä hyväksyttiin 11, joista yksi kuitenkin jouduttiin erottamaan maksamattoman jäsenmaksun takia. Vuoden lopussa jäseniä oli jäsenrekisterin mukaan 99, joten jäsenmäärä tippui parilla jäsenellä. Jäsenhakemuksia tippui kuitenkin tasaisesti vuoden aikana ja lähes joka toisessa kokouksessa hyväksyttiin uusi jäsen yhdistykseen.

Ilmoitusasioina ja muina esille tulleina asioina kokouksissa oli mm. ilmoitus saunan lämmityksestä, Aalto-2-satelliitin laukaisun katselua, jäätelöautolla käyntiä kokousjäätelöiden hakemista varten, Lauran lattian moppaamista ja vohveliraudan toimimista. Lisäksi viimeisessä kokouksessa paikalla ollut uusi hallitus ei halunnut ilmoittaa mitään.

Perinteitä jatkettiin myös siinä, että yhdistyskokoukset järjestettiin niin, että vuosikokous pidettiin Sellon kirjaston Akseli-salissa ja vaalikokous jonkun yrityksen tiloissa, tällä kertaa Relexillä. Molemmat kokoukset olivat suunnilleen vähän yli puolen tunnin rypistyksiä, eli huomattavasti pitempiä kuin hallituksen kokoukset, mutta asioita ja ihmisiä oli toki enemmän molemmissa kokouksissa. Vuosikokouksen puheenjohtajana toimi Mulppi, koska alunperin kokoukseen puheenjohtajaksi kutsuttu Juho Salmi oli estynyt. Juho korvasi estymisensä toimimalla vaalikokouksen puheenjohtajana.

Vuosikokouksessa paikalla oli 11 henkilöä, kokous kesti 36 minuuttia ja siellä hyväksyttiin tilinpäätös ja annettiin vastuuvapaus tilivelvollisille. Lisäksi esiteltiin toimintakertomus edelliseltä vuodelta, toimintasuunnitelma ja talousarvio kuluvalle vuodelle ja päätettiin pitää jäsenmaksu 15 eurossa. Jatkot olivat Heinävaaran saunalla.

Vaalikokouksessa oli paikalla 17 henkilöä, kokous kesti 39 minuuttia ja siellä valittiin hallitus vuodelle 2018 ja hyväksyttiin yksi uusi jäsen yhdistykseen. Lisäksi valittiin toimihenkilöt juomamestari, robottitoimihenkilö ja ASW-toimihenkilöt sekä toiminnantarkastajat ja heidän varahenkilönsä. Jatkot olivat samassa tilassa kokouksen kanssa.

Kokonaisuudessaan vuosi oli sihteerinä verrattain helppo kokousten ollessa lyhyitä, pientä päänvaivaa aiheutti lähinnä pöytäkirjantarkastajien maanittelu tarkastamaan pöytäkirjoja ja oma muistamattomuus kirjoittaa niitä ensin puhtaaksi.